クレジットカードの利用明細を紙でもらっている場合、どのように管理したら良いのでしょうか？明細書を保管しておくべき期間、保管する方法について詳しく解説していきます。また、紛失した場合の対処法や安全に処分する方法についても触れています。
この記事の目次
クレジットカード利用明細を紙にするメリット・デメリット
| メリット | デメリット |
|---|---|
| ・保管している分は後から確認することができる ・明細の確認忘れを防げる ・経費管理がしやすい（事業主） |
・無くしたら再発行が必要 ・紙がないと明細を確認することができない ・郵送費用がかかることがある |
紙の利用明細はいつまでとっておく？
基本的に内容を確認して問題がない場合は引き落としが完了した時点で捨てて問題ありません。
きちんと内容を確認をした上で破棄しましょう。
ただし、保管をしておかないと後で困るケースもあります。
保管が必要なケース
①利用明細の内容に問題がある場合
「キャンセルをしたのに請求がきている」「利用金額に間違いがある」など利用明細に問題がある場合は明細を保険しておきましょう。
明細内容をカード会社に連絡することで、利用履歴の調査となることがあります。
調査の際に利用明細の提出が求められることがあるため、内容に問題があった時は内容確認が終わるまで利用明細は保管しておいてください。
②不正利用が疑われる場合
不正利用が疑われる場合、不正利用の補償期間内は明細を保管しておきましょう。
クレジットカードは不正利用の補償がついており、カード会社が不正利用と認めた場合には被害金額が補償されます。
ほとんどのクレジットカード会社の補償期間は2ヶ月ですが、利用しているカードの補償期間を確認してください。
③法人・個人事業主
個人事業主は明細の保管が必須です。
紙の利用明細をなくしてしまった場合
紙の利用明細をなくしてしまった時にWebからの確認で問題なければいいのですが、紙での明細が必要な時は明細の再発行を受けることができます。
明細の再発行を受けるには？
クレジットカードの裏面に記載されている電話番号に連絡をすると、再発行の手続きができます。
ほとんどのカード会社では無料で発行されますが、一部のカード会社では費用がかかることがあるので、請求時に確認をしてください。
カード会社によって異なりますが、だいたい１週間ほどです。
紙の明細を安全に処分する方法
個人情報を消して捨てる
①個人情報が分からないように破る
宛名に書いてある氏名、住所、カード情報が分からないように破いて捨てるようにしましょう。
また、捨てる時は一ヶ所に捨てるのではなく、分散して捨てるようにすると個人情報がより漏れにくくなります。
②スタンプを押して内容が読まれないようにする
特殊なインクで文字が読めなくなるスタンプがあります。
個人情報の記載がある箇所にスタンプを押すことで、情報を読み取られることがなく破棄することができます。
③シュレッダーを使う
シュレッダーは電動のものが理想ですが、シュレッダーハサミで切ることでも有効です。
ハサミの場合はハサミを入れる方向を変えるなど、工夫をした上で捨てるようにしましょう。
クレジットカード明細書の保管方法
クレジットカードの明細を保管する場合、月ごとに分けて保管すると後から見返しやすく管理が楽になります。
専用のファイルなどを作るとすぐに出し入れがしやすいです。
また、保管期間を決めて期間を過ぎた明細は破棄すると、ごちゃごちゃにならず管理できるのでおすすめです。
書面で届くクレジットカードの明細は、クレジットの控えのように時間が経つと文字が見にくくなることもありません。
保管場所や保管方法は自分で決めて管理をしましょう。
法人・個人事業主の場合の保管期間
| 青色申告 | 7年 |
|---|---|
| 白色申告 | 5年 |
| 法人カード | 7年 |
個人事業主の場合は明細の保存義務があります。
※白色申告は年間事業所得が300万円以下の場合保存義務がありませんでしたが、2015年から5年間の保存義務が発生しているため、注意してください。
個人事業主の明細の保管方法
個人事業主の場合、明細の保管と領収書の保管をするようにしましょう。
クレジットカードの利用明細と領収書の内容が合っているという確認が取れるようにしておかなくてはなりません。
税務署から内容の明細内容を聞かれた時や、提出を求められることがあるためです。
月ごとで領収書をまとめ、領収書の内容に合ったカード明細を一緒に保管しておくと便利です。
さらに詳しい保管方法は税理士や、管轄の税務署に確認しておくと安心です。
明細書の変更方法
Web明細か紙明細、今使っているものを変更したい場合はカード会社に連絡をすることで明細の変更ができます。
カードの裏面に記載のある電話番号に連絡をして手続きを行ってください。
現在はWeb明細が主流になっており、紙の明細を発行する際は郵送料や手数料が発生するカードもあります。
紙でデータを保存したい場合は、Web明細を印刷することで紙の明細の代わりになるかどうか確認してみてください。
Web明細に変更する場合は、特典やポイントをもらえることもあり、お得になることもあります。
Webと紙の明細は両方もらえる！
紙の明細もWebの明細もどちらも必要であれば、どちらからも確認できます。
Web明細はカード会社のマイページやアプリに使っているカードを登録することで明細が確認できるようになります。
現在は、Web明細の利用のみで紙の明細が必要な時はカード会社に連絡をして紙の明細郵送の手続きをしてください。
紙の明細に変更しても、基本的にはWeb明細を今までと同じ方法で見ることができます。
まとめ
Web明細も紙の明細もそれぞれにメリットとデメリットがあります。
確認し忘れをしない方を選ぶようにしましょう。
Web明細はエコでお得になることが多く主流になっていますが、確認し忘れが多い方には紙の明細での確認をおすすめします。
まずは抑えておくべきクレジットカードをの利用明細の確認に関連する記事を、こちらのクレジットカードの利用明細を確認する方法と詳細内訳の見方でまとめてあるのでぜひご参照ください。
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